Targi Akademia 2018

I.  Postanowienia ogólne

    Przepisy niniejszego regulaminu dotyczą Wystawców Targów Akademia 2018.

 

II.  Dane podstawowe

1.  Organizatorem Targów Akademia 2018 jest Uniwersytet Gdański.

2.  Realizatorem Targów Akademia 2018 jest Fundacja Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego.

3.  Targi Akademia 2018 odbędą się w dniach 19-20 marca 2018r. na terenie Bałtyckiego Kampusu UG w Oliwie, na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego (ul. Bażyńskiego 6, 80 – 952 Gdańsk).

4.  Targi będą otwarte dla zwiedzających w godzinach 9:00 – 14:00.

 

III.  Zgłoszenie uczestnictwa w Targach

1.  Wystawca nabywa prawo do możliwości udziału w Targach Akademia 2018 w momencie wpłynięcia do Biura Fundacji Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego  (ul. Bażyńskiego 1A, 80-952 Gdańsk) formularza zgłoszeniowego i po zaakceptowaniu jego przez FRUG.

2.  Formularze zgłoszeniowe można:

·  dostarczyć osobiście lub wysłać pocztą na adres Biura Fundacji Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ul. Bażyńskiego 1A, 80-952 Gdańsk),

·  wysłać faksem na numer (58) 523-33-65,

·  wysłać skan zgłoszenia drogą mailową na adres frugakademia@ug.edu.pl

3.  Termin zgłoszenia udziału upływa 23 lutego 2018 r.

 

IV.  Warunki płatności

1.  Wystawca dokonuje wpłaty na konto Fundacji Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury.

2.  Faktury są wystawiane przez Fundację Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego
na podstawie formularzy zgłoszeniowych.

3.  W przypadku niedokonania wpłaty w terminie Organizator ma prawo odstąpić
od realizacji zamówienia.

4.  W przypadku rezygnacji z udziału w Targach Akademia 2018 po 2 marca 2018 r. Wystawca jest zobowiązany do zapłacenia kwoty równej 50% wartości brutto zamówienia zadeklarowanego w formularzu zgłoszeniowym.

5.  W przypadku rezygnacji z udziału w Targach Akademia 2018 po 12 marca 2018 r. Wystawca jest zobowiązany do zapłacenia 100% wartości brutto zamówienia zadeklarowanego w formularzu zgłoszeniowym.

 

V.  Stoiska

1.  Organizator przekazuje Wystawcy na czas trwania Targów powierzchnię oraz określa lokalizację stoiska.

2.  Powierzchnia zabudowana targowa to powierzchnia zabudowana przez Organizatora w wersji uzgodnionej z Wystawcą.

3.  Minimalna powierzchnia targowa zabudowana to 4m².

4.  Opłata za powierzchnię ze standardową zabudową obejmuje: wynajem powierzchni wystawienniczej, montaż i demontaż stoiska, ściany zewnętrzne w kolorze białym, napis z nazwą Wystawcy na fryzie, gniazdo elektryczne, jeden punkt świetlny na każde 4m², sprzątanie stoiska i ciągów komunikacyjnych, kosz na śmieci. Ponadto Wystawca może wybrać na każde 4m² powierzchni zabudowanej stoiska wyposażenie w stolik i 4 krzesła lub ladę i 2 krzesła.

5.  Powierzchnia niezabudowana to powierzchnia, którą Wystawca organizuje
we własnym zakresie. Organizator zapewnia na takiej powierzchni fryz z nazwą Wystawcy, gniazdo elektryczne: punkt świetlny

6.  Zabudowa własna Wystawcy musi zostać zaakceptowana przez Organizatora.

7.  Istnieje możliwość zakupienia wyposażenia dodatkowego, którego ceny zostały podane w cenniku.

8.  Każdy Wystawca jest zobowiązany:

·  do utrzymania porządku na swoim miejscu targowym,

·  do usunięcia eksponatów i materiałów reklamowych oraz przywrócenia zajmowanej powierzchni do pierwotnego stanu po zakończeniu Targów.

      9. Zabudowę niestandardową stoiska zabiera na swój koszt Wystawca.

 

VI.  Przekazanie stoisk i opieka nad stoiskami

1.  Protokolarny odbiór stoisk przez Wystawców odbędzie się dnia 18 marca 2018 r.
w godzinach 14:00 – 18:00

2.  Każdy Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia obsługi stoiska minimum
na 30 minut przed godziną otwarcia Targów dla zwiedzających i 15 min po ich zamknięciu.

 

3.  Protokolarny zwrot stoisk Organizatorowi nastąpi dnia 20 marca 2018 r.  
od godziny 14:30 do 16:00

 

VII.  Reklamy Wystawców

1.  Katalog Targów Akademia 2018

·  Katalog Targów Akademia 2018 będzie zawierał spis Wystawców, mapę Targów, program Targów oraz reklamy Wystawców.

·  Wystawcy mogą wykupić miejsce na reklamy w Katalogu w kwotach określonych w cenniku.

·  Organizator zobowiązuje się do rozdania po 5 sztuk katalogów na każde stoisko.

·  Resztę Katalogów Organizator rozda uczniom szkół średnich.

 

2.  Reklama w ramach stoisk i poza stoiskami

·  Każdy Wystawca ma prawo do prowadzenia reklamy wyłącznie w ramach swojego stoiska (dotyczy to także nagłośnienia)

·  Prowadzenie reklamy w innych miejscach na terenie Targów jest usługą dodatkowo zamawianą i odpłatną.

·  Prowadzenie reklamy przez podmioty zewnętrzne, nie uczestniczące w targach, jest niedozwolone.

3.  Wykłady, spotkania marketingowe, prezentacje Wystawców

·  Organizator oferuje Wystawcom możliwość wynajęcia sal i auli wykładowych
w celu przeprowadzenia wykładów, spotkań marketingowych oraz prezentacji.

 

VIII. Bezpieczeństwo i ubezpieczenie

1.  Targi ubezpieczane są od odpowiedzialności cywilnej w zakresie szkód, którym mogą ulec osoby trzecie podczas imprezy. Poza tym Organizator nie odpowiada
za szkody spowodowane działaniem siły wyższej.

2.  Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia organizatorom powstałej szkody.

3.  Organizator zapewnia ochronę terenów wystawienniczych przez cały okres trwania Targów.

4.  Pozostawienie przez wystawców mienia na terenie Targów odbywa się na jego własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zagubienie, kradzież lub zniszczenie mienia wystawcy przez osoby trzecie. Ubezpieczenie mienia pozostaje w gestii wystawcy. 

5.  Organizator zaleca dodatkowo złożenie towarów i innego mienia przechowywanego
i prezentowanego na stoisku w zamkniętym i strzeżonym przez ochronę depozycie.

6.  Organizator zapewnia w czasie trwania Targów pomoc medyczną.

7.  Każda osoba przebywająca na terenie Targów jest zobowiązana do przestrzegania regulaminu obiektu, w tym przepisów BHP i przeciwpożarowych.

8.  Na terenie Targów obowiązują zakazy:

·  palenia tytoniu, papierosów elektronicznych  oraz używania otwartego ognia,

·  eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych w odległości mniejszej
niż 0,6 m od materiałów łatwopalnych oraz urządzeń nieodizolowanych
od palnego podłoża,

·  korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej oraz urządzeń elektrycznych (w tym oświetleniowych) o mocy sumarycznej większej od zamówionej,

·  pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń nieprzystosowanych do pracy ciągłej,

·  wnoszenia na tereny ekspozycyjne substancji chemicznych pożarowo niebezpiecznych,

·  zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowania
i zagradzania wyjść ewakuacyjnych,

·  używania sprzętu gaśniczego do innych celów.

9.  Odpowiedzialność za urządzenia prezentowane na stoiskach wystawienniczych ponosi Wystawca. Osoby obsługujące sprzęt w czasie prezentacji dynamicznych winny posiadać odpowiednie kwalifikacje.

 

IX.  Postanowienia końcowe

1.  W przypadku, gdyby Targi Akademia 2018 nie odbyły się z przyczyn zależnych
od Organizatora jego odpowiedzialność ogranicza się do zwrotu kosztów wpłaconych przez Wystawców.

2.  W sytuacji, gdyby impreza nie odbyła się lub została przerwana z przyczyn niezależnych od Organizatora nie jest on zobowiązany do zwrotu kwot wpłaconych przez Wystawcę ani do wypłacenia odszkodowania.

3.  Wszelkie reklamacje uczestników winny być zgłaszane pod adresem Organizatora
w terminie do 7 dni od daty zakończenia Targów.

4.  Z chwilą złożenia przez Wystawcę formularza zgłoszeniowego na Targi następuje przyjęcie niniejszego regulaminu.